網頁置頂
跳到主要內容區塊

行政院農業委員會臺中區農業改良場

:::
:::

特刊

公文交換作業電子化

公文交換作業電子化

何榮祥

摘  要

  政府機關推動公文處理電子化之法源基礎源自民國八十二年公布之「公文程式條例」部分條文修正案,該條例除明定機關公文得以電子文件行之、電子行之者得不蓋用印信及簽署,並責成行政院訂定以電子文件行之公文之制作、傳遞、保管、保密及防偽辦法,為後續推動公文電子交換作業奠定堅實法制基礎。八十三年後陸續頒布之「文書及檔案管理電腦化作業規範」、「機關公文電子交換作業辦法」等,皆據此訂定。另為於作業層面落實上述法令,八十七年並配合修正「文書處理檔案管理手冊」文書處理部分相關條文,對公文格式、處理流程、原則及注意事項等,做了大幅度修正,確立以無欄框、文別簡化 ( 由十三種併成七種 ) 、墨色印製等新式公文之標準化作業格式,並於八十八年七月起全面實施。

  行政院所屬一級機關、省 ( 市 ) 政府,於八十九年六月三十日前開始執行公文電子交換握業,其中行政院所屬一級機關設有中部辦公室者優先推動,縣 ( 市 ) 政府於民國八十九年十二月三十一日前開始執行公文電子交換。其他各級行政機關、學校、事業機構等,由各主管機關自行規劃十成推動為至遲於九十年十二月三十一日前開始。本場為行政院農委會所屬機關,根據農委會規劃其所屬機關預計於九十年元月起實施。

  用於電子交換之公文需以 XML 格式進行交換,本文檔中之欄位及標籤必須遵循一定之定義不得自行增刪,轉換成 XML 格式之文號、年、月、日等需以國字全型方式處理,採一字一碼原則,附件檔案分為文字檔、靜態圖形檔、工程圖檔、動畫檔、聲音檔及動影檔等六種,其檔案格式分別為 PDF 、 JPEG 、 IGES 、 MPEG 、 WAV 、 MPEG ,中文碼傳送需具備 BIG5 、 BIG5E 、 CNS11643 之識別功能。

  本場為配公文電子化交換作業規定,可能採行之方法如下:

  公文製作以現行文書處理程式 word 為基礎,採用外掛模組,製作合乎交換格式之電子檔,待紙本呈判後交文書股校對無誤後由文書股將該電子檔轉檔成 XML 格式,再依規定進行交換,此一方法變動最小,各創稿單位不需改變其原有工作環境,學習新作業軟體,且外掛模組程式有免費軟體可供使用,在經費使用上亦最經濟,但各項樣版需由本場自行製作,其他系統參數亦需自行設定。

  購買廠商開發完成之公文製作系統,創稿依該軟體之流程進行製作、呈判、轉檔、交換,此種方式每一位同仁需重新學習使用專屬軟體,重新進行教育訓練,且軟體使用需支付費用,需要較多經費,但相對亦可獲得軟體廠商較多之支援,與現有公文管理系統亦可取得較佳之整合性。

Top